Dream teams
with high profit

Отчетность в компании – скажите хаосу «нет»!

Используя фразу из известного фильма, можно сказать, что «люди делятся на две категории»: системные и бессистемные. Для первых важно «раскладывать все по полочкам», создавать и заполнять таблицы и графики, периодически наводить порядок на рабочем столе, документах, в мыслях. Человек же бессистемный склонен пускать отчетность на самотек, смешивать разные файлы и жить в, повсюду окружающем его, творческом хаосе. Если в вашем отделе большинство сотрудников организованы и системны, то вам несказанно повезло. Вы можете не переживать за документацию и отчеты. Если же дела обстоят по-другому, срочно пересматривайте свою работу с любителями творческого беспорядка.

Вы сэкономите деньги компании и свои нервные клетки только в том случае, если будете контролировать работу всех сотрудников, введете отчетность, которую им обязательно нужно будет вести.

Отчетность в компании обычно ведется по результатам постановки задач по типу «план-факт». В начале недели, а лучше каждого дня, вам необходимо поставить сотруднику конкретные задачи, которые он должен будет выполнить. Любое задание может быть сформировано при помощи всем известной модели SMART: каждая задача/цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, уместной и четко ограниченной по времени.

Приучите ваших сотрудников в конце дня лично, в общем чате, по почте отписываться вам по их результатам: что сделали, что сделать не успели, какие есть вопросы, в чем нужна помощь.

Часто руководители совершают большую ошибку, из-за которой «свободолюбивые» сотрудники покидают компанию – заставляют весь коллектив тратить на заполнение отчетов более часа в день, тем самым, обрекая часть заданий на то, чтобы быть невыполненными. Если вы не хотите загружать своих работников большим количеством отчетности, то просто ведите ее в режиме online, например, менеджер по персоналу может вести отчет по приглашенным на собеседование сотрудникам на Google-диске (конечно, этот вариант подходит не всем специалистам, есть информация, которую лучше не хранить в интеренете), выглядеть эта таблица с отчетом может так:

Дата

Время

Название вакансии

Ф.И.О. кандидата

Адрес электронной почты

№ телефона

Комментарий после телефонного интервью

Комментарий после личного собеседования

В таблице Google-диске вы в любой момент можете увидеть результаты работы менеджера, понять, есть ли у него какие-либо затруднения при приглашении и общении с кандидатами. Это вариант ежедневного отчета.

Также вы можете сделать второй отчет, который покажет, насколько результативно работает над своими вакансиями каждый менеджер, например:

№

Название вакансии

Дата начала работы с вакансией

Ответственный менеджер

Дата закрытия вакансии

Комментарии

Для других должностей разрабатываются свои формы отчетности, мы затронули только варианты таблиц для работников отдела персонала.

Практика показывает, что взаимодействие сотрудника с руководителем в режиме «план-факт», отчетность в компании в формате online заметно структурируют весь рабочий процесс. С одной стороны, отчетности не так много (всего пара таблиц, которые заполняются в течение дня), с другой вы всегда следите за работой персонала, и даже самые неструктурные работники не испытывают ужас при мысли об отчетах.

Помните, что отлаженная работа, грамотно прописанные бизнес-процессы, внедренная отчетность и отсутствие хаоса в делах и головах персонала – залог стабильного роста прибыли компании, возможности формирования стратегии на долгосрочный период и сохраненные клетки руководителей и учредителей компании.